Loading...
HomeMy WebLinkAbout2015-02-17 Regular Meeting Agenda  BOARD OF DIRECTORS   Regular Meeting Agenda     TROPHY CLUB MUNICIPAL UTILITY DISTRICT NO. 1  100 MUNICIPAL DRIVE  TROPHY CLUB, TEXAS 76262    February 17, 2015          6:00 P.M.     Svore Municipal Boardroom    REGULAR MEETING      CALL TO ORDER AND ANNOUNCE A QUORUM    CITIZEN PRESENTATIONS  This is an opportunity for citizens to address the Board on any matter whether or not it is posted on the agenda.  The Board is not permitted to take action on or discuss any presentations made to the Board at this time  concerning an item not listed on the agenda. The Board will hear presentations on specific agenda items prior  to the Board addressing those items. You may speak up to three (3) minutes or the time limit determined by  the President or presiding officer. To speak during this item you must complete the Speaker's form that  includes the topic(s) of your statement. Topics of presentation should be limited to matters over which the  Board has authority. Presentation materials to be provided to the Board or displayed in the meeting using  District audio‐visual equipment must be submitted in advance in accordance with District Order No. 2014‐ 1204B.    CONSENT AGENDA  All matters listed as Consent Agenda are considered to be routine by the Board of Directors and will be enacted  by one motion. There will not be a separate discussion of these items. If discussion is desired, that item  will be removed from the consent agenda and will be considered separately.    1. Consider and take appropriate action to approve the Consent Agenda.    a. January 2015 check register  b. January 9, 2015 Special Meeting Minutes  c. January 20, 2015 Joint Meeting Minutes  d. January 20, 2015 Regular Meeting Minutes    REGULAR SESSION    2. Consider and take appropriate action to appoint a citizen to the Fire/Emergency Medical Services  Consolidation Committee (FECC).    3. Consider and take appropriate action to approve Golf Course Irrigation Supply Agreement by and  between the District and ClubCorp Golf of Texas L.P. to allow for continued sale of effluent to golf  course.          Trophy Club Municipal Utility District No. 1 1 of 4 February 17, 2015 Regular Meeting Agenda 4. Consider and take appropriate action regarding unauthorized discharge to sanitary sewer system by  developer of Water’s Edge at Hogan’s Glen including:  a. Approve financial security provided by developer and/or contractor to cover potential future  fines from regulatory authorities.  b. Receive update on payment for damages.     5. Consider and take appropriate action to solicit proposals for new bank depository pledge agreement  and/or to extend Depository Pledge Agreement with First Financial Bank for up to two years from  expiration date of September 30, 2015.    6. Consider and take appropriate action to approve contract with Vanco for E‐Box services for customer  utility bill payments.    7. Consider and take appropriate action regarding FY 2015 rate review including:  a. Winter Averaging  b. Conservation Based Rates  c. Pass through approval for Fort Worth rates    8. Consider and take appropriate action to establish rules for new developments including:  a. Approve Resolution No. 2015‐0217, establishing rules for new service connections and  extension of facilities.  b. Approve template for Non‐Standard Water and Wastewater Service Agreement.    9. Consider and take appropriate action to provide staff direction for possible remodeling of District  office building and/or conversion of office space to conference room.    10. Consider and take appropriate action to approve outdoor watering schedule for Stage 2 drought  restrictions to be utilized when Stage 2 is implemented by the City of Fort Worth.    11. Consider and take appropriate action regarding fire service to out of district properties located within  the incorporated boundaries of the Town of Trophy Club and currently not covered by a fire service  agreement with another entity.    12. Consider and take appropriate action to approve unbudgeted expenditure of up to $20,000 for fire  department personal protective equipment (PPE) replacements and annual testing of PPE as required  by Fire Department Standard Operating Guidelines.    13. Consider and take appropriate action regarding the January 2015 financials.   a. Combined Financials  b. Variance Report    14. Consider and take appropriate action on matters related to WaterFest 2015 including:  a. Approve hosting a water harvesting class for customers after the festival.  b. Approve reception for recognition of long‐term customers.  c. Assign Directors’ duties during festival.  d. Approve Vendor Contributions    15. Consider and take appropriate action to declare the 1995 3‐D / HME ladder truck (Quint 681) and  associated equipment surplus property and authorize disposal by the General Manager.    Trophy Club Municipal Utility District No. 1 2 of 4 February 17, 2015 Regular Meeting Agenda REPORTS & UPDATES    16. Update from Board Committees:  a. Fire/EMS Consolidation Committee (FECC)  b. Annex Building Lease Committee    17. General Manager Monthly Report for January 2015  a.    Water System Operation   b. Wastewater System Operation  c. Sewer force main break at 552 Indian Creek Drive  d. Website Analytics  e. Revenue bond sale and related bond covenants  f. Finance Update   Utility Billing Reports   PID Connections   Permits Collected   Fund Balance Report   18. Fire Department Report for January 2015      CLOSED SESSION   The Board will conduct a Closed Session pursuant to Texas Government Code, annotated, Chapter 551,  Subchapter D for the following:    19. Pursuant to section 551.071, the District will consult with its attorney on a matter in which the duty  of the attorney to the Governmental Body under the Disciplinary Rules of Professional Conduct of the  State Bar of Texas clearly conflicts with the Open Meetings Act or to seek advice of counsel on legal  matters involving pending or contemplated litigation or settlement offers:    a. Discrimination claim filed by Trevor Dendish with Texas Workforce Commission.    b. Construction easement sewer relocation at Lift Station No. 2.    c. Trespass upon land allegation by Maguire Partners — Solana Land, L.P.    d. Agreement regarding Relocation of Utility Infrastructure Improvements (Solana) with Maguire  Partners – Solana Land, L.P.    e. Temporary Restraining Order, Temporary Injunction, and Permanent Injunction proceedings  pending in the 48th District Court of Tarrant County, Texas.    f. Pending litigation in Cause No. 14‐03540‐158 in the District Court of Denton County relating to  access to the 3.996 acres of land purchased by the District from BDMR Development, LLC, in  January of 2013.    g. Terms of potential lease with the Town of Trophy Club for use of District annex building located  at 100 Municipal Drive.    h. Conveyance of water and wastewater infrastructure as requirement of service.  Trophy Club Municipal Utility District No. 1 3 of 4 February 17, 2015 Regular Meeting Agenda RECONVENE INTO REGULAR SESSION    20. Consider and take appropriate action regarding Closed Session items.     21. Items for future agendas:    22. Set next regular meeting date for March 17, 2015.      ADJOURN    *THE BOARD RESERVES THE RIGHT TO ADJOURN INTO A CLOSED SESSION AT ANY TIME DURING THE  MEETING FOR THE PURPOSE OF SEEKING THE ADVICE OF ITS ATTORNEY ABOUT ANY ITEM ON THE AGENDA,  PURSUANT TO SECTION 551.071 OF THE TEXAS GOVERNMENT CODE.    CERTIFICATION    THE STATE OF TEXAS §  COUNTIES OF DENTON AND TARRANT §    THIS CERTIFIES THAT ON FEBRUARY 13, 2015 BY 4 P.M. A COPY OF THE ABOVE NOTICE OF THE TROPHY  CLUB MUNICIPAL UTILITY DISTRICT NO. 1, BOARD OF DIRECTORS MEETING TO BE HELD ON TUESDAY,  FEBRUARY 17, 2015 AT 6:00 P.M., WAS POSTED ON THE FRONT WINDOW OF TROPHY CLUB MUNICIPAL  UTILITY DISTRICT NO. 1, ADMINISTRATION BUILDING LOCATED AT 100 MUNICIPAL DRIVE, TROPHY CLUB,  TEXAS, WHICH IS A PLACE CONVENIENT TO THE PUBLIC WITHIN THE BOUNDARIES OF THE DISTRICT,  AND A COPY WAS ALSO PROVIDED TO THE COUNTY CLERKS OF DENTON AND TARRANT COUNTIES  TO BE POSTED ON THEIR WEBSITES OR AT A PLACE CONVENIENT TO THE PUBLIC PURSUANT TO  SECTION 49.063 OF THE WATER CODE AND SECTION 551.054 OF THE OPEN MEETINGS ACT, CHAPTER 551  OF THE TEXAS GOVERNMENT CODE.        LAURIE SLAGHT, DISTRICT SECRETARY  Trophy Club Municipal Utility District No. 1 4 of 4 February 17, 2015 Regular Meeting Agenda