Loading...
HomeMy WebLinkAbout2015-10-14 Regular Meeting Agenda  BOARD OF DIRECTORS   Regular Meeting Agenda    TROPHY CLUB MUNICIPAL UTILITY DISTRICT NO. 1  100 MUNICIPAL DRIVE  TROPHY CLUB, TEXAS 76262    October 14, 2015          6:00 P.M.     Svore Municipal Boardroom    REGULAR MEETING   CALL TO ORDER AND ANNOUNCE A QUORUM   CITIZEN PRESENTATIONS  This is an opportunity for citizens to address the Board on any matter whether or not it is posted on the agenda.  The Board is not permitted to take action on or discuss any presentations made to the Board at this time  concerning an item not listed on the agenda. The Board will hear presentations on specific agenda items prior  to the Board addressing those items. You may speak up to three (3) minutes or the time limit determined by  the President or presiding officer. To speak during this item you must complete the Speaker's form that  includes the topic(s) of your statement. Topics of presentation  should be limited to matters over which the  Board has authority. Presentation materials to be provided to the Board or displayed in the meeting using  District audio‐visual equipment must be submitted in advance in accordance with District Order No. 2014‐ 1204B.   CONSENT AGENDA  All matters listed as Consent Agenda are considered to be routine by the Board of Directors and will be enacted  by one motion. There will not be a separate discussion of these items. If discussion is desired, that item  will be removed from the consent agenda and will be considered separately.    1.  Consider and take appropriate action to approve the Consent Agenda.    a. August 19, 2015 Special Meeting Minutes  b. September 2, 2015 Special Meeting Minutes  c. September 15, 2015 Regular Meeting Minutes  d. September 25, 2015 Special Meeting Minutes  e. September 30, 2015 Special Meeting Minutes  f. September check register    REGULAR SESSION  2.  Consider and take appropriate action regarding proposals from the Wallace Group:  a. Proposal for architectural design services for remodeling of restrooms in the administration building.  b. Proposal for engineering services related to renewal of District’s Texas Pollutant Discharge  Elimination System (TPDES) permit.    3. Consider and take appropriate action regarding resident petition to appeal water and sewer rates that was  submitted to the Texas Public Utility Commission (PUC) and received by District on October 8, 2015; discuss  process for appeal.    4. Consider and take appropriate action to adopt Rate Order No. 2015‐1014, amending various sections of  Trophy Club Municipal Utility District No. 1 Order Establishing Policies, Procedures, and Rates for Water  and Sewer Service; Providing Fees for Connection, Reconnection, Inspection, Accuracy Readings, and  Returned Checks; Requiring Deposits for Service; Providing a Penalty for Delinquent Payments; and  Containing Other Provisions Relating to the Subject.   5. Consider and take appropriate action regarding contractual personnel services included in the Interlocal  Agreement for Contractual Personnel Services between the District and the Town of Trophy Club dated  January 7, 2013. (K. Carr)    6. Consider and take appropriate action to declare the 1995‐3‐D/HME ladder truck (Quint 681) and  associated equipment surplus property and authorize disposal by the General Manager.    7. Consider and take appropriate action regarding Letter of Agreement with the Town of Trophy Club  regarding future encroachment agreement for right‐of‐way located on the wastewater treatment plant  property.    8. Consider and take appropriate action to provide staff direction regarding Solana customer annual cost  summary and customer meetings. (J. Thomas)    9. Consider and take appropriate action to appoint Board of Directors’ Audit Committee for FY 2015 Annual  Financial Audit.    10. Consider and take appropriate action regarding District Fund Balance Policy adopted in accordance with  Government Accounting Standards Board Statement No. 54:  a. Approve Resolution No. 2015‐1014A adopting amended Fund Balance Policy and providing an                     effective date.  b. Approve Resolution No. 2015‐1014B designating committed fund balance.    11. Consider and take appropriate action regarding the September 2015 financials.   a. Combined Financials  b. Variance Report    12. Consider and take appropriate action regarding Water Fest on April 2, 2016.    13. Consider and take appropriate action to provide staff direction regarding a capacity allocation agreement     for the Town elevated storage tank located on Bobcat Boulevard.    14. Consider and take appropriate action regarding presentation by General Manager related to customer  service policy and procedures, actions taken during September 2015 high usage complaints, and metering  options available for service connections.     REPORTS & UPDATES  15. General Manager Monthly Report for September 2015  a.  Water System Operation   b.   Wastewater System Operation  d.  Website Analytics  e.     Finance Update    Utility Billing Reports   PID Connections   Permits Collected  f.  Project Status Updates   Water line relocation project in Solana    Pebble Beach, Timberline, and Pin Oak Court water line upgrade project   Wastewater Treatment Plant Upgrade Project   Fire Department Operational Assessment Study   Water System Study    16.  Fire Department Report for September 2015  a. Operations Report  b. Volunteer Recruitment Report    CLOSED SESSION  17.   Pursuant to section 551.071, the District will consult with its attorney on a matter in which the duty of  the attorney to the Governmental Body under the Disciplinary Rules of Professional Conduct of the State  Bar of Texas clearly conflicts with the Open Meetings Act or to seek advice of counsel on legal matters  involving pending or contemplated litigation or settlement offers:    a. Town of Trophy Club development ordinance and permitting requirements for wastewater  treatment plant facilities upgrade and site, Letter of Agreement, and future Encroachment  Agreement.  b. Pending rate appeal with Texas Public Utility Commission  c. District communications and Code of Ethics Policy.    RECONVENE INTO REGULAR SESSION    18. Consider and take appropriate action regarding Closed Session items.     19. Items for future agendas:    20. Announce next regular meeting dates: November 17, 2015 at 6:00 p.m.                         December 15, 2015 at 6:00 p.m.    ADJOURN    *THE BOARD RESERVES THE RIGHT TO ADJOURN INTO CLOSED SESSION AT ANY TIME DURING THE MEETING  FOR THE PURPOSE OF SEEKING THE ADVICE OF ITS ATTORNEY ABOUT ANY ITEM ON THE AGENDA, PURSUANT  TO SECTION 551.071 OF THE TEXAS GOVERNMENT CODE.   CERTIFICATION   THE STATE OF TEXAS §  COUNTIES OF DENTON AND TARRANT §    THIS CERTIFIES THAT BY ON OCTOBER 9, 2015 BY 4 P.M. A COPY OF THE ABOVE NOTICE OF TROPHY CLUB  MUNICIPAL UTILITY DISTRICT NO. 1, BOARD OF DIRECTORS REGULAR MEETING TO BE HELD ON WEDNESDAY,  OCTOBER 14, 2015 AT 6:00 P.M., WAS POSTED ON THE FRONT WINDOW OF TROPHY CLUB MUNICIPAL UTILITY  DISTRICT NO. 1, ADMINISTRATION BUILDING LOCATED AT 100 MUNICIPAL DRIVE, TROPHY CLUB, TEXAS,  WHICH IS A PLACE CONVENIENT TO THE PUBLIC WITHIN THE BOUNDARIES OF THE DISTRICT. A COPY OF THIS  NOTICE WAS ALSO PROVIDED TO THE COUNTY CLERKS OF DENTON AND TARRANT COUNTIES TO BE POSTED  ON THEIR WEBSITES OR AT A PLACE CONVENIENT TO THE PUBLIC PURSUANT TO SECTION 49.063 OF THE  WATER CODE AND SECTION 551.054 OF THE OPEN MEETINGS ACT, CHAPTER 551 OF THE TEXAS  GOVERNMENT CODE.        LAURIE SLAGHT, DISTRICT SECRETARY